Что такое управленческая отчётность
Управленческая отчётность — это набор отчётов, которые компания делает для себя, чтобы понимать, сколько она заработала, где её деньги и чем она владеет. Никто не регламентирует её форму: нет утверждённых бланков, нет сроков сдачи, нет проверяющих. Единственное требование — она должна отвечать на вопросы собственника быстрее, чем он успевает их задать.
Бухгалтерская отчётность строится по правилам, которые придумали не для вас. Она группирует данные так, как удобно государству, показывает юрлицо, а не бизнес, и опаздывает: к моменту, когда сдан отчёт, решения уже приняты наугад. Если у вас три ИП и одно ООО, бухгалтерия покажет четыре разных картинки, а бизнес у вас один.
| Бухгалтерская | Управленческая | |
|---|---|---|
| Для кого | налоговая, банки | собственник, руководители |
| Правила | закон, ПБУ | ваши |
| Периодичность | квартал, год | месяц, неделя |
| Контур | юрлицо | бизнес целиком, все юрлица |
| Цель | отчитаться | принять решение |
Три отчёта, на которых всё держится
Сколько бы таблиц ни было в компании, каркас составляют три отчёта. Они отвечают на три разных вопроса, и ни один не заменяет другой.
Отчёт о движении денежных средств (ДДС) — где деньги. Все поступления и выплаты за период, разложенные по направлениям: операционная деятельность, инвестиции, финансы. Отвечает на вопрос «почему на счёте столько».
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) — сколько заработали. Строится по начислению: выручка признаётся, когда работа выполнена, а не когда пришли деньги. Отвечает на вопрос «бизнес вообще прибыльный».
Управленческий баланс — чем владеем и кому должны. Срез на дату: активы, обязательства, собственный капитал. Отвечает на вопрос «куда девалась прибыль, если денег нет».
Собственники обычно начинают с ДДС, потому что деньги понятнее всего, и на нём же застревают. Без ОПиУ нельзя увидеть, что бизнес убыточен при полном счёте. Без баланса нельзя увидеть, что прибыль превратилась в склад и долги клиентов.
Что входит в управленческую отчётность кроме трёх отчётов
Три отчёта — это фундамент. Дальше надстраивается то, что нужно именно вашему бизнесу.
- Отчёт по направлениям. Прибыль в разрезе продуктов, объектов, точек или каналов. Общая цифра почти всегда прячет убыточное направление за прибыльным.
- Платёжный календарь. Не отчёт, а план: какие платежи ждут на горизонте четырёх недель и хватит ли на них денег.
- Бюджет доходов и расходов. План на год или квартал, с которым потом сравнивается факт.
- Реестр дебиторки и кредиторки. Кто и сколько должен вам, кому и когда должны вы.
- Отчёт по себестоимости. Из чего складывается цена продукта и сколько на нём остаётся.
- Дашборд собственника. Одна страница с 5–7 цифрами, которую смотрят каждую неделю.
Виды отчётности: внутренняя и внешняя, оперативная и периодическая
Классификаций много, но на практике полезны две.
По адресату. Внутренняя отчётность нужна руководителям: она подробная, содержит зарплаты, наценки и сравнение сотрудников. Внешняя — то, что показывают банку при заявке на кредит, инвестору или партнёру: там нет чувствительных деталей, но есть выручка, прибыль и структура долга. Готовить внешнюю удобно как выжимку из внутренней, а не собирать заново.
По срочности. Оперативная отчётность — то, что смотрят ежедневно или еженедельно: остатки на счетах, поступления, календарь платежей, выполнение плана продаж. Периодическая — то, что закрывается по итогам месяца: ОПиУ, ДДС, баланс, план-факт. Первая нужна, чтобы не попасть в кассовый разрыв, вторая — чтобы управлять прибылью.
| Что смотрим | Как часто | Кто смотрит |
|---|---|---|
| Остатки, поступления, календарь | ежедневно | финансист, директор |
| Продажи, дебиторка, план продаж | еженедельно | руководители, собственник |
| ОПиУ, ДДС, баланс, план-факт | ежемесячно | собственник |
| Отчёт по направлениям, бюджет | квартал, год | собственник |
Формы отчётов: как они выглядят
Утверждённых форм у управленческой отчётности нет, но есть сложившаяся практика. ОПиУ строится сверху вниз: выручка, себестоимость, валовая прибыль, операционные расходы, операционная прибыль, налоги и проценты, чистая прибыль. ДДС — тремя блоками по видам деятельности, с остатками на начало и конец. Баланс — двумя колонками: активы слева, обязательства и капитал справа.
Полезное правило: в каждой форме рядом с фактом месяца стоит предыдущий месяц и тот же месяц прошлого года. Одна цифра сама по себе не говорит ничего, цифра в динамике — говорит почти всё.
Второе правило — глубина. Строк в отчёте должно быть столько, чтобы решение было видно: обычно 15–25. Отчёт на 80 строк не читают, отчёт на пять строк не помогает.
Откуда берутся данные
Источники почти всегда одни и те же, и их не нужно много:
- банковские выписки по всем счетам и всем юрлицам;
- касса и приёмы по картам;
- отчёты эквайринга и маркетплейсов;
- документы от поставщиков — по ним считаются начисления;
- договоры и акты с клиентами — источник выручки по начислению;
- зарплатные ведомости, включая неофициальную часть, если она есть;
- складские остатки.
Главная работа при постановке учёта — не отчёты нарисовать, а свести источники в одну структуру статей и закрепить правила: что считаем выручкой, когда признаём расход, как разносим общие затраты по направлениям. Без этого каждый месяц собирается по-новому, и цифры между месяцами несравнимы.
Где вести: таблицы, 1С или сервис
Таблицы. Google Таблицы или Excel — нормальный старт: бесплатно, гибко, можно поменять логику в любой момент. Годятся до оборота в несколько десятков миллионов в год и пока данные вносит один человек. Подробнее — в статье про учёт в Excel.
1С. Управленческая отчётность в 1С реальна, если у вас уже стоит «Управление нашей фирмой» или ERP и данные заводятся аккуратно. Плюс — единый контур с бухгалтерией и складом. Минус — отчёты приходится настраивать, а несколько юрлиц сводить отдельно.
Специализированные сервисы. Подтягивают выписки по API, сами строят три отчёта и дашборд. Быстро стартуют, но требуют дисциплины в разнесении операций. Обзор вариантов — в статье про программы для управленческого учёта.
Выбор инструмента вторичен. Отчётность делает не программа, а методика и человек, который каждый месяц закрывает период.
Сколько стоит поставить отчётность
Разброс на рынке большой, но ориентиры такие. Постановка учёта силами внешнего финансиста для небольшой компании — обычно от 60 до 200 тысяч рублей за проект: сюда входит структура статей, три отчёта, регламент закрытия месяца и обучение того, кто будет вести. Дальше — либо свой сотрудник, либо ведение на аутсорсе, это в среднем от 30 до 80 тысяч в месяц в зависимости от количества юрлиц и операций.
Своими силами — бесплатно по деньгам и дорого по времени: обычно два-три месяца, из которых первый уходит на понимание, что именно считать. Это нормальный путь, если собственник готов разбираться сам.
Частые вопросы
Что входит в управленческую отчётность
Ядро — три отчёта: о движении денежных средств, о прибылях и убытках и управленческий баланс. Дополнительно — отчёт по направлениям, платёжный календарь, бюджет, реестры дебиторки и кредиторки, отчёт по себестоимости.
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской
Адресатом и правилами. Бухгалтерская делается для государства по утверждённым формам и показывает юрлицо. Управленческая делается для собственника в любой удобной форме и показывает бизнес целиком, включая все юрлица и неофициальные операции.
Обязательно ли вести управленческую отчётность
Законом не обязательно: за её отсутствие никто не накажет. Но без неё решения принимаются по остатку на счёте, а он не показывает ни прибыль, ни обязательства.
Можно ли вести управленческую отчётность в 1С
Да, если у вас 1С:УНФ или ERP и данные заводятся дисциплинированно. Три отчёта настраиваются, но консолидацию нескольких юрлиц и специфические разрезы часто всё равно доводят в таблицах.
Кто должен готовить управленческую отчётность
В малом бизнесе — собственник или финансист на part-time. С оборотом от 100 миллионов в год обычно появляется свой финансовый менеджер. Бухгалтер может считать данные, но методику ставит тот, кто думает о бизнесе, а не о налогах.
Что запомнить
- Управленческая отчётность делается для собственника, а не для проверяющих, и форму вы выбираете сами.
- Каркас — три отчёта: ДДС, ОПиУ и баланс. Один без других даёт искажённую картину.
- Оперативные данные смотрят каждую неделю, периодические отчёты закрывают раз в месяц.
- Главная работа — не отчёты, а структура статей и правила признания доходов и расходов.
- Инструмент вторичен: таблицы, 1С или сервис работают одинаково, если есть методика и человек, закрывающий месяц.
