Зачем нужна экспресс-диагностика
Полный аудит занимает недели и стоит денег. Диагностика решает другую задачу: за час понять, есть ли проблема и насколько она серьёзна. Это как измерить температуру — не диагноз, но решение о том, идти ли к врачу.
Формат полезен в трёх ситуациях: бизнес растёт, а денег не прибавляется; собственник не понимает, куда уходит прибыль; нужно решить, пора ли вкладываться в постановку учёта.
Ниже — те же девять вопросов, которые задаёт финансовый директор на первой встрече. Их можно пройти самому.
Девять вопросов
1. Сколько компания заработала в прошлом месяце? Не оборот, не остаток на счёте, а прибыль. Если ответ звучит как «около» или «надо посчитать», учёта нет — есть ощущения.
2. Сходится ли остаток в вашем отчёте с остатком на счетах? Копейка в копейку, по всем счетам, кассам и юрлицам. Расхождение означает, что часть операций потеряна, и все остальные цифры под вопросом.
3. Какая маржинальность у главного направления? Не наценка, а маржа: сколько остаётся после всех переменных расходов. И вторая часть вопроса: какая маржа у самого слабого направления.
4. Сколько денег заморожено в запасах и долгах клиентов? Сумма запасов плюс дебиторка. Сравните с месячной выручкой: если заморожено больше двух месячных выручек, деньги работают плохо.
5. Когда вы последний раз пересчитывали себестоимость? Если больше полугода назад, а закупочные цены с тех пор менялись, ваши цены построены на устаревших данных.
6. Что будет с деньгами через три недели? Платёжный календарь либо есть, либо нет. Если ответ «посмотрим по факту», кассовый разрыв — вопрос времени.
7. Сколько вы платите себе и входит ли это в расчёт прибыли? Работа собственника без рыночной оплаты завышает прибыль ровно на её размер.
8. Какая часть бизнеса ваша? Активы минус обязательства — собственный капитал. Если цифра неизвестна или падает при прибыльном отчёте, деньги вынимаются быстрее, чем зарабатываются.
9. Изменилось ли хоть одно решение из-за отчётов за последние три месяца? Отмена скидки, перенос найма, закрытие направления, пересмотр цены. Если ни одного — учёт ведётся для галочки.
Как оценить результат
Считайте ответы, на которые вы ответили уверенно и цифрой.
| Уверенных ответов | Что это значит |
|---|---|
| 8–9 | учёт работает, диагностика не нужна |
| 5–7 | система есть, но в ней дыры: обычно нет баланса или планирования |
| 2–4 | считается только часть, решения принимаются вслепую |
| 0–1 | учёта нет, потери почти наверняка идут прямо сейчас |
Практика постановок показывает: у компаний из двух нижних строк почти всегда находится либо направление с отрицательной маржой, либо цена ниже полной себестоимости. Это не страшный диагноз — это обычное состояние бизнеса, который рос быстрее, чем его учёт.
Что делать с результатами
Если 8–9. Вам нужен не учёт, а его развитие: экономика по продуктам, бюджет на год, сценарии.
Если 5–7. Закройте конкретные дыры. Чаще всего это баланс (вопросы 4 и 8) и планирование денег (вопрос 6). Обе задачи решаются за две-три недели.
Если 2–4. Нужна постановка учёта: методика, три отчёта, регламент. Своими силами это два-три месяца, с внешним специалистом — 3–6 недель.
Если 0–1. Начните с малого, не пытаясь построить систему сразу. Соберите ДДС за три месяца — одна таблица, все поступления и выплаты по статьям. Этого достаточно, чтобы увидеть первые ответы.
Как это выглядит на практике
Пример разбора, собранный из типичных ответов небольшой торговой компании с оборотом 80 миллионов в год.
| Вопрос | Ответ собственника | Что он означает |
|---|---|---|
| Прибыль за месяц | «около 700 тысяч» | считается по остатку, а не по начислению |
| Сходится ли остаток | не проверялось | часть операций может быть потеряна |
| Маржа направлений | «в среднем 25%» | по направлениям не считается вовсе |
| Заморожено в запасах и долгах | «склад миллионов на 12» | почти две месячные выручки |
| Пересчёт себестоимости | «в прошлом году» | цены построены на устаревших данных |
| Деньги через три недели | «по факту смотрим» | календаря нет, разрывы будут |
Четыре уверенных ответа из девяти. Дальше разговор становится предметным: при среднем чеке и обороте такой компании разница между «в среднем 25%» и реальной маржой по группам обычно составляет 5–8 пунктов, а это 4–6 миллионов рублей в год. Запасы на две месячные выручки означают, что примерно 6 миллионов лежат мёртвым грузом и их можно вернуть в оборот.
Ни одна из этих цифр не является точной — это оценки порядка величин. Но именно они показывают, стоит ли тратить время на полноценную постановку учёта: если потенциальная находка измеряется миллионами, ответ очевиден.
Что не показывает экспресс-диагностика
Честно о границах метода. Час разговора и беглый просмотр данных не выявят:
- хищений и злоупотреблений — для этого нужна сверка первички и инвентаризация;
- ошибок в расчёте себестоимости — нужен пересчёт по калькуляциям;
- реальной картины по каждому продукту — нужен полный разбор номенклатуры;
- налоговых рисков — это отдельная работа и другая компетенция.
Диагностика отвечает на вопрос «есть ли проблема и где примерно», а не «сколько именно и почему». Второе — задача аудита или постановки учёта.
Частые вопросы
Что такое финансовая диагностика бизнеса
Экспресс-проверка состояния финансов: несколько ключевых вопросов и беглый разбор данных, которые показывают, есть ли в компании система учёта и где она даёт сбой.
Сколько стоит финансовая диагностика
На рынке 15–40 тысяч рублей за платный формат с письменным заключением. Многие специалисты проводят первую встречу с разбором бесплатно — по сути это та же диагностика.
Чем диагностика отличается от аудита
Глубиной и сроком. Диагностика занимает час-два и отвечает, есть ли проблема. Аудит длится от недели до трёх и отвечает, в чём именно проблема и сколько она стоит.
Можно ли провести диагностику самостоятельно
Да, по девяти вопросам из этой статьи. Главное условие — отвечать цифрами, а не ощущениями: ответ «примерно» засчитывается как отсутствие ответа.
Что делать, если ответов почти нет
Начать с отчёта о движении денег за три прошлых месяца: разложить поступления и выплаты по статьям. Это одна таблица, и она снимает половину вопросов.
Что запомнить
- Диагностика отвечает, есть ли проблема; аудит — в чём она и сколько стоит.
- Девять вопросов проходятся за час, ответы засчитываются только цифрами.
- 5–7 уверенных ответов — система с дырами, обычно нет баланса и планирования денег.
- 2–4 и меньше — решения принимаются вслепую, потери почти наверняка идут сейчас.
- Первый шаг при любом результате ниже семёрки — собрать ДДС за три месяца.
