Что такое накладные расходы простыми словами
Накладные расходы — это затраты, которые обслуживают работу компании в целом, а не производство конкретного изделия или выполнение конкретного заказа. Их нельзя напрямую отнести на продукт: невозможно сказать, сколько именно рублей аренды приходится на один стул или на одну консультацию.
Проще всего понять через противопоставление. Материалы, которые ушли в изделие, и оплата мастера, который его сделал, — прямые затраты. Аренда цеха, зарплата бухгалтера, интернет, уборка, амортизация станков — накладные. Первые видны в изделии, вторые обеспечивают саму возможность его сделать.
Что обычно входит в накладные расходы:
- аренда и содержание помещений, коммунальные платежи;
- зарплата административного персонала: бухгалтер, руководитель, кадровик, охрана;
- амортизация оборудования и ремонт;
- связь, интернет, программное обеспечение, подписки;
- транспорт общего назначения, хозяйственные нужды;
- реклама и маркетинг, если их нельзя отнести к конкретному заказу;
- банковское обслуживание, юридические и консультационные услуги.
Почему их нельзя просто вычесть в конце месяца
Можно — если у вас один продукт и одно направление. Тогда общая сумма накладных вычитается из валовой прибыли, и дело с концом.
Как только продуктов становится несколько, начинается интересное. Общий отчёт показывает прибыль, но не показывает, какое направление её создаёт, а какое проедает. Пока накладные висят общей кучей, кажется, что убыточных направлений нет — их убыток растворён в прибыли остальных.
Распределение накладных отвечает на вопросы, ради которых вообще ведут учёт: какой продукт стоит развивать, какую цену ставить, какое направление закрывать. Ответ меняется радикально: в практике постановки учёта регулярно выясняется, что направление с самой большой выручкой после распределения накладных работает в ноль.
Базы распределения: чем делить
База распределения — показатель, пропорционально которому накладные раскидываются по продуктам или направлениям. Выбор базы важнее точности расчёта: неверная база даёт уверенно неправильный ответ.
| База | Когда подходит | Риск |
|---|---|---|
| Выручка | торговля, услуги с похожей структурой | маржинальные продукты штрафуются лишними расходами |
| Прямые затраты | производство с однородной технологией | дорогое сырьё перетягивает накладные на себя |
| Часы работы | услуги, ремонт, агентства | нужен учёт времени |
| Машино-часы | производство с разным оборудованием | нужен учёт загрузки станков |
| Количество заказов | логистика, интернет-торговля | крупный и мелкий заказ считаются одинаково |
| Площадь | розница с несколькими точками | не учитывает проходимость |
Отдельно стоит помнить, что накладные почти всегда постоянные затраты: от объёма продаж они не зависят, поэтому при падении выручки их доля в цене растёт автоматически.
Практическое правило: база должна отражать причину возникновения расхода. Аренду склада логично делить по занимаемому объёму, бухгалтерию — по количеству документов или операций, а не по выручке. Одна общая база на все накладные — упрощение, которое годится на старте, но искажает картину в компании с разными по характеру направлениями.
Пример распределения
Компания с двумя направлениями: производство мебели на заказ и розничная продажа готовых изделий. Накладные расходы за месяц — 900 000 ₽.
| Показатель | Производство | Розница | Всего |
|---|---|---|---|
| Выручка | 4 000 000 | 2 000 000 | 6 000 000 |
| Прямые затраты | 2 400 000 | 1 500 000 | 3 900 000 |
| Валовая прибыль | 1 600 000 | 500 000 | 2 100 000 |
| Накладные по выручке (2:1) | 600 000 | 300 000 | 900 000 |
| Прибыль после распределения | 1 000 000 | 200 000 | 1 200 000 |
Сравните валовую прибыль и итог. Розница выглядела неплохо — 500 тысяч валовой прибыли, — но после распределения накладных от неё осталось 200 тысяч при вдвое большей выручке, чем нужно производству для того же результата.
Теперь проверим базу. Если окажется, что розница занимает 70% площади и требует трёх продавцов, делить накладные по выручке несправедливо: по площади и людям на неё придётся не 300, а 600 тысяч — и направление уйдёт в минус. Это и есть тот случай, когда выбор базы меняет управленческое решение.
Как посчитать долю накладных на единицу
Для ценообразования и оценки заказа нужна не общая сумма, а ставка — сколько накладных приходится на единицу базы.
Ставка накладных = Накладные расходы за период ÷ Объём базы за период
Если накладные 900 000 ₽ в месяц, а производственных часов 1 500, ставка — 600 ₽ на час. Заказ, требующий 20 часов, несёт 12 000 ₽ накладных расходов сверх материалов и оплаты труда. Ниже этой суммы плюс прямые затраты цену ставить нельзя — заказ будет съедать деньги компании.
Важный нюанс: ставка считается от планового, а не фактического объёма. Иначе в слабый месяц ставка вырастет, себестоимость раздуется, и вы поднимете цены ровно тогда, когда спрос упал. Плановая база берётся из бюджета и пересматривается раз в квартал.
Как сокращать накладные
Накладные — это масштаб компании, и режут их иначе, чем прямые затраты.
Сначала посчитайте долю. Накладные к выручке — простой индикатор. В малом производстве обычно 15–25%, в услугах 20–35%, в торговле 10–20%. Доля выше ориентира означает, что структура компании тяжелее её оборота.
Ищите не мелочь, а крупное. Экономия на канцелярии и кофе даёт проценты от процентов. Разбор стоит начинать с трёх самых больших статей: аренда, административные оклады, программное обеспечение и подрядчики.
Проверьте загрузку. Половина пустующего склада или простаивающий станок — это накладные, которые не обслуживают ни одной продажи. Часто выгоднее сдать излишек в субаренду, чем сокращать людей.
Не режьте то, что создаёт выручку. Классическая ошибка — сократить маркетинг, потому что он «накладной». Через два месяца падают продажи, а накладные остаются — доля становится хуже, чем была.
Особенности по отраслям
Производство. Накладные делятся на цеховые и общехозяйственные. Первые относятся к продукции и распределяются по машино-часам или прямым затратам, вторые — на компанию целиком. Важно следить за долей в себестоимости: если она растёт при том же объёме, значит оборудование или люди недозагружены.
Стройка и монтаж. Накладные считаются на объект, и в смете под них закладывается норматив — обычно 10–18% от прямых затрат. Опасность в другом: между объектами возникают простои, и накладные за это время не относятся никуда. Их нужно распределять на объекты сезона, иначе прибыль по каждому будет завышена.
Услуги и агентства. Главная накладная статья — время людей, которое не продаётся клиентам: планёрки, обучение, продажи, простои. Правильная база — оплачиваемые часы, и именно поэтому стоимость часа считается от 100–130 часов в месяц, а не от 160.
Розница. Накладные распределяются по точкам, база — площадь или выручка. Полезно считать отдельно расходы точки и расходы управляющей компании: точка может быть прибыльной сама по себе и убыточной после доли центрального офиса.
Маркетплейсы. Часть того, что кажется накладными, на самом деле переменные расходы площадки — хранение, приёмка, эквайринг. Накладными остаются только собственный офис, фотосъёмка и зарплата менеджеров; их распределяют по позициям пропорционально отгрузкам.
Накладные в бухгалтерии и в управленческом учёте
В бухгалтерском учёте есть чёткие правила: общепроизводственные расходы собираются на счёте 25, общехозяйственные — на 26, порядок распределения закрепляется в учётной политике. В управленческом учёте вы вправе делать иначе, и обычно так и стоит.
Два отличия существенны. Первое: в управленческом контуре в накладные попадает рыночная зарплата собственника, если он работает в компании, и расходы, которые проходят мимо юрлица. Второе: базу распределения вы выбираете под решение, а не под отчётность, и можете считать несколько вариантов — по выручке для быстрой оценки и по реальным драйверам для решений о продуктах.
Подробнее о том, как накладные попадают в себестоимость и почему от этого зависит цена, — в отдельной статье.
Частые вопросы
Что относится к накладным расходам
Аренда и коммунальные платежи, зарплата административного персонала, амортизация, связь и программное обеспечение, хозяйственные нужды, банковские и юридические услуги — всё, что нельзя отнести на конкретный заказ или изделие.
Чем накладные расходы отличаются от прямых
Прямые затраты можно посчитать на единицу продукции: материалы, сдельная оплата. Накладные обслуживают компанию целиком и распределяются между продуктами по выбранной базе.
Как распределить накладные расходы между направлениями
Выбрать базу, которая отражает причину расхода: выручку, прямые затраты, часы работы, площадь или количество заказов. Разные группы накладных можно делить по разным базам — это точнее, чем одна общая.
Сколько должно быть накладных расходов
Ориентир по доле в выручке: производство 15–25%, услуги 20–35%, торговля 10–20%. Важнее не сама доля, а её динамика: рост доли при стабильной выручке означает, что структура компании тяжелеет.
Входят ли накладные расходы в себестоимость
В управленческом учёте — да, в полную себестоимость они включаются распределением. Для расчёта маржинальности и скидок используется усечённая себестоимость, только из переменных затрат.
Что запомнить
- Накладные — расходы на компанию целиком, их нельзя отнести на конкретный заказ напрямую.
- Пока они висят общей кучей, убыточное направление не видно: оно спрятано за прибыльным.
- База распределения должна отражать причину расхода; разные группы накладных делятся по разным базам.
- Ставка накладных считается от планового объёма, иначе в слабый месяц себестоимость раздувается.
- Сокращать начинайте с трёх крупнейших статей и с недозагруженных мощностей, а не с канцелярии.
